Η Σφραγίδα της Χάγης, γνωστή διεθνώς ως Apostille, αποτελεί το διαβατήριο των δημοσίων εγγράφων για τη χρήση τους στο εξωτερικό, καταργώντας την ανάγκη περαιτέρω επικύρωσης ανάμεσα στα κράτη που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης του 1961.
Η Ελλάδα έχει κυρώσει τη Σύμβαση με τον Ν. 1497/1984, καθιστώντας τη διαδικασία απαραίτητη προϋπόθεση για τη διασυνοριακή αναγνώριση δημοσίων εγγράφων.
Τι είναι το Apostille;
Το Apostille είναι μία ειδική επισημείωση που τοποθετείται σε δημόσια έγγραφα από τις αρμόδιες αρχές του κράτους έκδοσης.
Πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα του υπογράφοντος και, ενδεχομένως, τη σφραγίδα ή το έμβλημα που φέρει το έγγραφο. Έτσι, το έγγραφο γίνεται αποδεκτό χωρίς περαιτέρω επικύρωση σε όλα τα κράτη-μέλη της Σύμβασης.
Πότε και πού απαιτείται;
Η επισημείωση Apostille απαιτείται σε κάθε δημόσιο έγγραφο που προορίζεται να χρησιμοποιηθεί σε κράτος-μέλος της Σύμβασης της Χάγης, εκτός αν υπάρχει ειδική εξαίρεση ή διμερής συμφωνία.
Τα έγγραφα που εκδίδονται από κράτη που δεν είναι μέλη ή για τα οποία η Ελλάδα έχει εγείρει αντίρρηση, χρειάζονται προξενική επικύρωση μέσω του Υπουργείου Εξωτερικών.
Ποια έγγραφα επισημειώνονται;
- Δημόσια έγγραφα: Πιστοποιητικά ληξιαρχείων, οικογενειακής κατάστασης, εκπαιδευτικά έγγραφα, δικαστικές αποφάσεις, φορολογικά έγγραφα, στρατιωτικά έγγραφα, έγγραφα ταυτοποίησης κ.ά.
- Ιδιωτικά έγγραφα: Επισημειώνονται μόνο αν έχει προηγηθεί βεβαίωση γνησίου υπογραφής από δημόσια αρχή ή ΚΕΠ.
- Ειδικές κατηγορίες: Εκκλησιαστικά, εταιρικά, έγγραφα δημοσίων και ιδιωτικών φορέων υγείας, εκπαιδευτικά ιδρυμάτων, κ.ά.
Ποια έγγραφα δεν επισημειώνονται;
- Φωτοαντίγραφα που δεν φέρουν επικύρωση από την εκδούσα αρχή.
- Εκτυπώσεις φαξ ή email.
- Ηλεκτρονικά υποβαλλόμενα έγγραφα χωρίς προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή.
- Έγγραφα εμπορικών ή τελωνειακών πράξεων (π.χ. τιμολόγια).
Ποιοι είναι οι αρμόδιοι φορείς;
- Αποκεντρωμένες Διοικήσεις: Για τα περισσότερα δημόσια και ιδιωτικά έγγραφα.
- Περιφέρειες: Για έγγραφα των υπηρεσιών τους.
- Πρωτοδικεία: Για δικαστικής φύσης έγγραφα.
- Υπουργείο Εξωτερικών: Για έγγραφα πρεσβειών, προξενείων και ξένων διπλωματικών αρχών.
Η διαδικασία βήμα-βήμα
- Έκδοση εγγράφου από τη δημόσια αρχή.
- Επικύρωση όπου απαιτείται (π.χ. γνήσιο υπογραφής).
- Επισημείωση Apostille από τον αρμόδιο φορέα.
- Μετάφραση (αν χρειάζεται) – ΠΡΟΣΟΧΗ: Η επισημείωση προηγείται της μετάφρασης.
Ηλεκτρονικό Apostille (e-Apostille)
Η Ελλάδα εκδίδει και αποδέχεται ηλεκτρονικά Apostille από χώρες που εφαρμόζουν το συγκεκριμένο σύστημα, ενώ η διαδικασία διεκπεραιώνεται εύκολα μέσω της πλατφόρμας Gov.gr (πατήστε ΕΔΩ*), χωρίς φυσική παρουσία του πολίτη.
Εξαιρέσεις και ειδικά καθεστώτα
Υπάρχουν χώρες για τις οποίες η Ελλάδα έχει προβάλει αντίρρηση (π.χ. Αλβανία, Γεωργία, Περού, Κιργιστάν, Μογγολία, Ουζμπεκιστάν), οπότε η Σύμβαση δεν εφαρμόζεται και απαιτείται προξενική επικύρωση.
Ειδικά καθεστώτα ισχύουν για χώρες όπως η Κύπρος, η Τσεχία και η Σλοβακία, όπου ισχύουν διμερείς συμφωνίες.
Διαδικασία για την απόκτηση Apostille στη Γερμανία
Για να χρησιμοποιήσετε ένα γερμανικό δημόσιο έγγραφο στο εξωτερικό (σε χώρα που είναι μέλος της Σύμβασης της Χάγης), πρέπει να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:
1. Εντοπισμός της Αρμόδιας Αρχής
- Η αρμόδια αρχή για την έκδοση Apostille εξαρτάται από το είδος και την προέλευση του εγγράφου:
- Για έγγραφα που εκδίδονται από ομοσπονδιακές αρχές (π.χ. πιστοποιητικά ποινικού μητρώου), αρμόδιο είναι το Ομοσπονδιακό Γραφείο Διοίκησης (Bundesverwaltungsamt) στην Κολωνία.
- Για έγγραφα που εκδίδονται από αρχές των κρατιδίων (Länder), η αρμοδιότητα ανήκει σε συγκεκριμένες υπηρεσίες του κάθε κρατιδίου, όπως τοπικά δικαστήρια, περιφερειακές διοικήσεις ή υπουργεία.
- Για δικαστικά ή συμβολαιογραφικά έγγραφα, συνήθως αρμόδιο είναι το τοπικό ή περιφερειακό δικαστήριο.
2. Υποβολή Αίτησης
Η αίτηση για Apostille γίνεται είτε ταχυδρομικά είτε με φυσική παρουσία, ανάλογα με την αρμόδια αρχή. Απαιτείται πάντα το πρωτότυπο έγγραφο.
Συχνά απαιτείται η συμπλήρωση ειδικής αίτησης ή απλής επιστολής που εξηγεί τη χρήση του εγγράφου και τη χώρα προορισμού.
Για ορισμένα έγγραφα, μπορεί να χρειαστεί πρώτα προέγκριση ή επικύρωση από άλλη υπηρεσία (π.χ. για πτυχία, βεβαιώσεις υγείας, συμβολαιογραφικές πράξεις).
3. Καταβολή Τέλους
Το κόστος κυμαίνεται συνήθως από 20 έως 25 ευρώ ανά έγγραφο.
4. Παραλαβή Apostille
Η Apostille τοποθετείται πάνω στο πρωτότυπο ή σε επίσημο αντίγραφο του εγγράφου και το επιστρέφουν ταχυδρομικά ή αυτοπροσώπως, συνήθως εντός λίγων ημερών.
5. Μετάφραση (αν απαιτείται)
Αν το έγγραφο θα χρησιμοποιηθεί σε χώρα που δεν έχει ως επίσημη γλώσσα τα γερμανικά, συνιστάται να μεταφραστεί από ορκωτό μεταφραστή στη Γερμανία, αφού πρώτα τοποθετηθεί η Apostille.
Σημαντικές Επισημάνσεις
Μόνο τα πρωτότυπα ή τα επίσημα αντίγραφα γίνονται δεκτά για Apostille.
Τα έγγραφα που είναι παλαιότερα των τριών μηνών (π.χ. ληξιαρχικές πράξεις) ενδέχεται να μην γίνουν δεκτά από τις αρχές της χώρας προορισμού, ακόμη και αν φέρουν Apostille.
Για έγγραφα που προέρχονται από άλλες χώρες, ισχύει η διαδικασία της Apostille μόνο αν η χώρα προέλευσης είναι μέλος της Σύμβασης της Χάγης.
Χρήσιμες Διευθύνσεις
- Για ομοσπονδιακά έγγραφα: Bundesverwaltungsamt, Κολωνία.
- Για έγγραφα κρατιδίων: Αρμόδια υπηρεσία του κρατιδίου (π.χ. Regierungspräsidium, Landgericht).
- Για δικαστικά έγγραφα: Τοπικό ή περιφερειακό δικαστήριο.
Με αυτόν τον τρόπο, τα γερμανικά δημόσια έγγραφα αποκτούν διεθνή ισχύ χωρίς περαιτέρω επικύρωση από προξενεία ή πρεσβείες, διευκολύνοντας σημαντικά τις διασυνοριακές συναλλαγές και διαδικασίες
Πού βρίσκω τον κατάλογο των κρατών-μελών;
Η ενημέρωση για τα κράτη που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση γίνεται από την επίσημη ιστοσελίδα της Χάγης (HCCH*).
* Οι σύνδεσμοι παραπομπής που επισημαίνονται με αστερίσκο παρατίθενται αποκλειστικά για ενημερωτικούς σκοπούς και οδηγούν σε ιστοσελίδες τρίτων, για το περιεχόμενο των οποίων δεν φέρουμε καμία ευθύνη ούτε ασκούμε οποιονδήποτε έλεγχο.
